Sinds 1 juli 2017 is het de verantwoordelijkheid van de aangifteplichtige of bouwheer om de bewijsstukken of stavingsdocumenten te verzamelen en aan de EPB-verslaggever te bezorgen. De bouwheer kan deze stukken opvragen bij de aannemer en architect, die deze op eerste verzoek moeten verstrekken. Vanwege de langdurige en complexe aard van een (ver)bouwproces, wordt het stelselmatig verzamelen van stavingsstukken vaak over het hoofd gezien. Hoe kan je als architect hierop anticiperen en de nazorg beperken?
De bewijsstukken en stavingsdocumenten ondersteunen de eigenschappen van materialen, toestellen en systemen zoals gedetailleerd in de EPB-berekening. Dit is vooral belangrijk voor materialen en systemen die bij de oplevering visueel niet langer zichtbaar zijn.
Hier zijn zeven tips om dit als architect efficiënt te doen:
Tip 1: Communiceer tijdig met de bouwheer over de aanstelling van een EPB-verslaggever
De bouwheer is verantwoordelijk en krijgt boetes als hij de EPB-startverklaring en het EPB-verslag niet tijdig indient of niet aan de EPB-eisen voldoet. Vaak is hij niet vertrouwd met de EPB-eisen en procedures. Vanaf het eerste gesprek is het noodzakelijk de bouwheer goed te informeren. De EPB-wegwijzer kan helpen om snel inzicht te krijgen in de EPB-eisen voor een specifiek project. Het invullen duurt maximaal 10 minuten en genereert een overzichtsdocument met het logo van de Vlaamse Overheid, nuttig voor gesprekken met de klant. Maak goede afspraken over het tijdig aanstellen van een EPB-verslaggever om het nodige advies te kunnen verwerken in de ontwerpfase.
Tip 2: Meerdere voorontwerpen of aanpassingen kunnen leiden tot meerkosten
De EPB-eisen worden steeds strenger en het halen van deze eisen moeilijker. Forfaitaire waardes zijn vaak niet langer voldoende en leiden tot boetes. Detailberekeningen worden steeds belangrijker. Hoe meer de EPB-verslaggever bereid is in detail te rekenen, hoe beter de EPB-resultaten. Echter, alle details moeten met officiële documenten gestaafd kunnen worden bij de EPB-aangifte. Het is niet zinnig om bij elk voorontwerp de EPB-verslaggever aan het rekenen te zetten. Pas wanneer een ontwerp min of meer definitief is, kan de EPB-berekening correct worden uitgevoerd. Bespreek met de klant waar hij op moet letten in de overeenkomst met de EPB-verslaggever of volg dit zelf op.
Tip 3: Staving voor de start van de werken?
De EPB-startverklaring is een berekening met aannames en hoeft niet gestaafd te worden. Het is echter interessant voor aannemers om kennis te hebben van deze aannames voor correctere prijzen en betere rekening met de impact van hun werk op EPB. De EPB-verslaggever kan de impact van technische fiches bij offertes reeds nakijken. In deze fase is het nuttig om een lijst met benodigde stavingsstukken op te stellen. Dit maakt de opvolging eenvoudiger voor alle betrokken partijen. Veel projecten hebben een gedetailleerde meetstaat voor aanbesteding waar technische fiches aan gekoppeld kunnen worden.
Tip 4: Uitvoering - werfverslagen en verzameling van staving
Tijdens werfbezoeken kan veel staving verzameld worden. Het is aan te raden vooraf goed af te spreken wie hiervoor instaat. Gebruik eventueel een projectmap in de cloud waar gezamenlijk stukken gedeeld kunnen worden. Alle invoergegevens uit de EPB-berekening moeten gestaafd kunnen worden. Zonder staving moet de EPB-verslaggever werken met de slechtste waarde. Een stavingsstuk moet minimaal de werf duidelijk identificeren en voldoen aan de gestelde voorwaarden. Een combinatie van diverse documenten kan dienen als staving, zoals as built tekeningen, ondertekende contracten, technische fiches, en foto's.
Tip 5: Wanneer contact opnemen met de EPB-verslaggever tijdens uitvoering?
Elke wijziging die mogelijk invloed kan hebben op de energiehuishouding van het project moet schriftelijk aan de EPB-verslaggever gemeld worden. Zo kan hij indien nodig adviseren hoe de EPB-eisen toch nog gehaald kunnen worden. Oplevering of ingebruikname moet zo snel mogelijk gecommuniceerd worden aan de EPB-verslaggever. Hij heeft dan 12 maanden om de stukken te verzamelen, de EPB-berekeningen op te maken en de EPB-aangifte in te dienen.
Tip 6: Wie zorgt waarvoor bij de aangifte?
De vraag van de EPB-verslaggever betreffende stavingsdocumenten wordt vaak doorgeschoven naar de architect en/of aannemer, vaak in een laat stadium. Iedere partij is gehouden te zorgen voor de documenten die contractueel zijn afgesproken. Bij de oplevering kunnen hierover de nodige afspraken gemaakt worden met de betrokken partijen.
Tip 7: Geen staving? WBO
Ontbreekt er een geldig stavingsstuk, dan moet de EPB-verslaggever rekenen met de slechtst mogelijke situatie of een waarde bij ontstentenis (WBO). Dit maakt het halen van de EPB-eisen moeilijk of onmogelijk. Als de EPB-verslaggever niet waarheidsgetrouw rapporteert, zal hij hiervoor beboet worden en moet een nieuwe, correcte EPB-aangifte gedaan worden. Dit kan leiden tot boetes voor de aangifteplichtige/bouwheer en eventuele terugbetaling van premies.
Tot slot
Dit artikel geeft enkele tips om EPB-aangiftes eenvoudiger en sneller te voorzien van de nodige bewijsstukken. Dit vergt vaak extra inspanningen van verschillende partijen. Het is ideaal om in de contractfase de nodige afspraken hierover te maken met de bouwheer.
Bronnen:
VEA, Staving van bouwknopen
VEA, Geldige stavingsstukken
Comments